“Архив кызматынын катышуусуз бир да документ жок кылынбайт”

Жыл башында жергиликтʏʏ чарбалык ишканага таандык айрым документтердин кɵчʏрмɵсʏ таштандыда жаткандыгы тууралуу видео тараган. Учурда бул боюнча иш козголуп, тиешелʏʏ укуктук иштер жʏрʏʏдɵ. Дегеле мекеме-уюмдар, ишканалар ɵз документтерин кандай шартта, канча жыл сактоосу керек? Ведомстволук архив деген эмне? Кыргыз Республикасынын Архив фонду жɵнʏндɵгʏ мыйзамдар тууралуу мамлекеттик Архив кызматынын Ош региондук башкармалыгын башчысынын орун басары Нургазы Алимбаев окурмандарга кеңири маалымат берет.

-Нургазы Эсенбаевич, документтин тʏрʏнɵ жараша аларды сактоо жана жок кылуу тартиби кандай?

-Негизи документтер туруктуу жана убактылуу мɵɵнɵткɵ сакталуучу делип эки тʏргɵ бɵлʏнɵт. Туруктуу документтерге жердин мʏлк боюнча токтомдору, сессиянын, чогулуштун протоколдору, нотариустун сатып алуу келишимдери, соттун ɵкʏмдɵрʏ кирет. Бул документтерге жок кылуу боюнча мɵɵнɵт коюлган эмес. Ал эми убактылуу сакталуучу документтерди ʏчкɵ бɵлʏп карайбыз. Биринчи ɵздʏк курам боюнча документтер, ага мекемеде кызматкерлерди ишке кабыл алуу жана иштен бошотуу боюнча буйруктар, ɵздʏк делолору жана эмгек акы эсептешʏʏ китептери кирип, 60 жыл сакталат. Экинчисин “тизим 1Д” деп коебуз, депозитардык документтердин тизими. Мисалы, ооруканадагы оорулардын тарыхы, архитектура, мамлекеттик каттоо кызматтарындагы чиймелер 10 жылдан 25 жылга чейин сакталат. Убактылуу сакталуучу документтерди “тизим 1В” деп атайбыз, алар 6 жылга чейин сакталат. Мисалы, телефонаграмма, чакыруулар 1 жыл сакталса, мекеменин кириш-чыгыш кагаздары 3 жыл, бухгалтердик документтерден ордер журналы, дʏмʏрчɵк, тендердик документтер, материалдык жана авансылык очеттор, оорулар баракчасы жана бакшкалары 6 жыл сакталат. Ушул жерде кɵңʏл бура турган нерсе, документтердин мɵɵнɵтʏ бʏткɵндɵн кийин Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фонду жɵнʏндɵгʏ мыйзамдын 24-беренесинде каралгандай архивдин катышуусуз бир да документ жок кылынбайт. Эгер архивден эксперт чакырып, акт тʏзʏлʏп, мекеменин эксперттик комиссия мʏчɵлɵрʏнʏн баары кол койгондон кийин жок болуучу документтерди эксперт тактап, мекеме жетекчиси бекиткенден кийин гана жок кылынат.

“Мекеме номенклатурасын туура тʏзʏп алса эч качан кыйналбайт”

-Архив кызматынын дагы кандай функциялары бар?

-Архив кызматы эки чоң функцияны аткарат. Биринчиден, мамлекеттик иш кагаздарын сактоону уюштурса, экинчиден мекеме-ишканалардагы иш кагаздарынын туура жʏргʏзʏлʏшʏн кɵзɵмɵлдɵйт. Муну кɵпчʏлʏгʏ тʏшʏнбɵй ишканалардагы кыргыз тилчилер же жогорку органдар эле карап коюп жʏрɵт. Биз документ кандай тʏзʏлʏп жатат, кандай кириштелет, кандай протокол жазылып жатат, кайсы тилде, канчанчы шрифтте жазып жатканын Ɵкмɵттʏн 2020-жылдын 3-мартындагы №120 токтому менен бекитилген иш кагаздарын жʏргʏзʏʏ эрежесине ылайык кɵзɵмɵлгɵ алабыз. Кɵзɵмɵлгɵ алат десе “текшерет, айып пул салат” деп инспекциялык сɵздʏ тʏшʏнʏп албаңыздар. Жоголгон документтерге айып пул салган бɵлʏмʏбʏз бар, бирок, биз усулдук, методикалык жактан жардам берип, документтерди архив фондуна туура-так тʏзʏлʏп келʏʏсʏнɵ шарт тʏзɵбʏз. Ар бир мекемеге номенклатура тʏзʏлгɵнʏ да жɵн жерден эмес. Номенклатура деген мекеме-ишканалардын иш кагаздарынын сактоо мɵɵнɵтʏ кошо кɵрсɵтʏлгɵн тизмеси эле. Аны ɵтɵ татаал деп карабаш керек. Ар бир мекеме номенклатураны туура тʏзʏп алган болсо эч качан кыйналбайт. Мисалы, жетекчи алмашканда, документ издегенде же архивге тапшырганда оңой таап, документ да жоголбойт, иш кагаздары да туура жʏргʏзʏлɵт.

-Архивге документти канча жылда тапшырышы керек?

-Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондунун мыйзамына ылайык шаардык жана райондук мекеме-ишканалар 5 жылдан ашырбай, облустук мекемелер 10 жылдан ашырбай, республикалык мекемелер 15 жылдан ашырбай документтерин архивге тапшырып туруусу керек. Ал ʏчʏн мекеме архив кызматына арыз жазат. Биз архивдин нормасы менен илимий-техникалык жактан иреттеп, тизимин тʏзʏп, ɵкмɵт бекиткен баа ченемдердин негизинде келишим тʏзʏлʏп, архивге сактоого алынат.

-Кɵзɵмɵлдɵɵ жеке ишканаларга да жʏргʏзʏлɵбʏ?

-Биздин бюджеттик убакыт мамлекттик ишканаларга гана берилген. Жеке менчик ишканалардын тизмесин юстициядан карасак 6-7 миңге чукул ачык ационердик коомдор, жеке ишканалар бар экен. Аны кɵзɵмɵлдɵɵгɵ азырынча мʏмкʏнчʏлʏгʏбʏз жок.

-Азыр инфодокс системасы аркылуу мекемелердин кириш-чыгыш каты даярдалат, сиздер текшерʏʏгɵ келгенде кагаз тʏрʏндɵгʏ документти талап кылбайсыздарбы?

-2022-жылдан баштап санариптештирʏʏнʏн алкагында бир топ иштер жасалууда. Электрондук документ жʏргʏзʏʏ системасы аркылуу иштеп калдык. № 614 буйрук менен бекитилген типтʏʏ тизмеде электрондук документтерди электрондук деп эле жазган. Бирок, буга ɵтʏʏ абдан оор болууда. Кагазга ʏйрɵнʏп калганбыз, чыгарып колго кармабай сайын ишенбей, электрондук ʏлгʏсʏ жок болуп кете тургандай кооптоно берет экенбиз. Биз текшерʏʏгɵ барганда электрондук делген документтердин кагаз ʏлгʏсʏн талап кылбайбыз. Бирок, белгилей кетʏʏчʏ нерсе архивдин дʏйнɵлʏк эрежесине ылайык документтер кагаз тʏрʏндɵ сакталат.

“Бардык мекеме-ишканалар ведомстволук архивдерин тʏзʏʏсʏ керек”

-Ар бир ишканада архив бар да, ошонун жол-жобосу кандай болушу керек, кыскача айтып ɵтсɵңʏз?

-2014-жылдын 18-мартындагы Кыргыз Республикасынын Ɵкмɵтʏнʏн №160 токтомунда бардык мекеме-ишканалар ведомстволук архивдерди тʏзʏʏсʏ керек деп жазылган. 2015-жылга чейин архивге эмгек акы эсептешʏʏ китептерин алчу элек, 2015-жылы токтотулду. Социалдык фонд менен жарандын ортосунда архив кызматы ортомчу эле болуп калат экен. Анын 1996-жылдан берки электрондук варианты бар, эгер туура келбесе мекеменин ɵзʏнɵн деле алса болот. Ведомстволук архив караңгылатылган айнекте, кургак жерде, ɵзʏнʏн нормалары менен сакталуусу керек. Ошол мекеме архивариус штатын ачса да болот, ачпаса бирɵɵгɵ жооптуу кылып дайындайт. Ал архив кызматы менен тынымсыз иш алып барып, каттар, тапшырмалар менен иштеп, номенклатураларын жаңылайт. Архивариустун да функционалдык милдеттери бар, жобосу тʏзʏлʏп, биз менен макулдашып, бекитилет. Анан мекемеде эксперттик комиссия болот. Комиссиянын курамы мекеменин иш кагаздарына тиешелʏʏ адамдардан туруп, жылына бир жолу ишкананын документтерин чогултуп, ведомствонун архивине ɵткɵрʏп турат. Документтер Архив кызматы алып кеткенге чейин ведомстволук архивде сакталуусу керек. Мекеменин эксперттик комиссиясынын жобосу тʏзʏлʏп, Архив кызматынын эксперттик текшерʏʏ усулдук комиссиясы менен макулдашылып, бекитилет. Эксперттик комиссия документтерди актуалдуулугуна карап керектʏʏ документтердин сактоо мɵɵнɵтʏн узартып койсо болот. Мисалга, дипломдук иштер 5 жылда жок болсо, жазган студент дипломдук ишинен патент алып, пайдалуу ишине гонорар тɵлɵнʏп, дипломдук иш ɵтɵ жогорку деңгээлде жазылган болсо аны10-20 жыл сактап койсо болот.

Айжылдыз Тойчиева